配信サポート、実施報告　＃2

医療研究会様のハイブリッド会議の配信サポートを行いました。
2023年4月　茨城県　つくば市

初めてのハイブリッド会議

開催2週間前に連絡を受け、開催場所が決まったのが10日ほど前でしたので、まず会場の状況、レンタル機材、運営のご要望をヒアリングいたしました。　今回は会場に司会者とアドバイザー、ご講演者とアドバイザーがオンライン。参加者はどちらにも参加。
会場とオンライン、双方向でお話ができるようにということでした。

主催の方々はハイブリッド配信は初めてでしたので、まず会場の通信環境と下見が可能かどうかの確認をしました。

事前のヒアリングと下見

ハイブリッド配信においては、成功のカギはなんといっても下見です。
下見の時点で通信環境、設備、レイアウトの確認ができれば、主催者様の当日への不安は一気に下がります。　同時に当日の準備の担当やセッティングの時間も予測できるので、開催当日の全体の運営も効率よく進みます。ですので、可能な限り下見はさせていただいています。
さらに前日に再度、ご持参いただくもの、当日の運営のご担当についての簡単なメモを送付させていただきました。　主催者様は他にもご準備することが多いため、こちらで必要なことをまとめてお知らせすることで、ご負担の軽減につながると考えております。

会場とオンラインの双方向の会話も違和感なく

主催者さまに必要な機材レンタルをご相談させていただき、会場のマイク設備と映像設備をご用意いただきました。そのおかげで、こちらはカメラ1台のワンオペで対応することができました。
会場とオンライン双方向の盛んな発話もありましたが、滞ることなく進めることができました。

オンラインの開催には慣れているけれど、ハイブリッドは未経験の方も多くいらっしゃいます。
ハイブリッドは会場の設備、機材の状況によって、音響、映像に合わせて、プログラム内容でも、できることが制限される場合もあります。
そういったご相談にも対応いたしますので、お気軽にお尋ねください。

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