配信サポート、実施報告　＃１

埼玉で非営利団体のハイブリッド配信のサポートをさせていただきました。2023年2月

初めてのハイブリッド開催

こちらの支部会様は1年コースのカウンセリングの研究会をZoomのオンラインで開催されていらっしゃいます。2月の最終回は、参加者の皆さんともお会いしたいので、対面を開催したい、しかし会場まで足を運べない参加者もいらっしゃるので、今回は会場とオンラインの同時ライブ配信のハイブリッド開催を希望だが、経験がないのでハイブリッド配信のサポートをお願いしたい、というご依頼でした。

最初はソウルフルパートナーズ（SP）の方で機材を持ち込み、すべて配信をこちらで行う予定でしたら、予算枠で収まらないということで、ヒアリングを行い、運営側のカウンセラーの先生方が会場での対応が可能、皆さんZoomに慣れていらっしゃることが分かりました。そのためSPからご自分たちで当日配信ができるためのアドバイスと、当日配信を開始するまでのセッティングのサポートさせていただきました。

事前のヒアリング

会場の通信とレンタル機材の状況、参加者の人数、お手持ちの機材などを詳しくお聞きしていきますと、会場の通信状況があまりよくないという情報でしたので、ポケットWIFIのレンタルをお勧めしました。機材はお手持ちのスピーカーマイクとweb カメラ、会場はプロジェクターとスクリーンが使えるということで　参加者人数と会場規模から機材は十分と判断しました。

オンラインと会場参加　2つのブレイクアウトルーム

運営方法は、会場のオンライン参加は通常と同様にZoomにご参加いただき、会場参加者には会場のプロジェクターとスピーカーマイクでオンライン側とのコミュニケーションをとる方法としました。
途中ブレイクアウトルームに分かれての話し合いは、オンライン側と会場側に分かれて行い、オンライン側のファシリテーションを行う先生方には、各自のPCでブレイクアウトルームに参加いただくことで、オンライン、会場どちらのブレイクルームでのディスカッション進行がスムーズに進むよう、アドバイスさせていただきました
開催当日前に、必要な機材と参加者人数　会場でのレンタル品等の確認のメールをお送りしました。
当日SPからは、主催者の方がご準備いただいた機材で上手くいかない場合を考えて、予備の機材を持参しました。

当日の運営

セミナー開始時間の３０分前に入室が可能だっため、あまり時間がなかったですが、スピーカーマイクとWebカメラと接続がシンプルのため、準備は３０分以内で完了できました。
会場参加者は多くないので、司会以外の方が発言する場合は、スピーカーマイクをそちらに移動させ、三脚についたWebカメラを向けることで簡単に操作ができます。

司会の講師の先生がZoom操作に慣れていらしたことが大きく、画面共有、スピーカーの切り替え、カメラの切り替え等をスムーズでしたので、オンライン、会場どちらもほとんどストレスがなくプログラムに参加ができていらっしゃいました。

開催後は全く問題なく初めてのハイブリッド開催ができたということで、主催、スタッフの皆様からのお礼のお言葉いただきました。

開催後は運営メモをお渡し

必要機材と準備、当日の運営についてのメモをお渡ししました。
以降ご自身とスタッフでハイブリッドが運営できると思います。

ご自身でハイブリッドをやってみたいご希望にもお応えします。

私どもが配信サポートを行う以外にも、ご自身やグループで進めたい場合は準備と運営のアドバイス、初回の立ち合いなども行っております。
こちらは状況に応じてお見積もりをさせてただきます。

初めてハイブリッドを開催したい方、是非お気軽にご連絡ください。

ソウルフルパートナーズ